De CIP-code identificeert elke medicijnpresentatie die in Frankrijk op de markt is. Toegewezen door de ANSM, speelt het een rol in elke fase van de farmaceutische keten, van de bestelling bij de groothandelaar tot de terugbetaling door de ziekteverzekering. Het begrijpen van de structuur en de operationele implicaties voorkomt dagelijkse fouten bij dispensatie, facturatie en traceerbaarheid.
Structuur van de CIP-code 13 en toekenningslogica door de ANSM
De 13-cijferige CIP-code verving het oude 7-cijferige formaat vanaf 1 januari 2009. Deze migratie was het gevolg van twee beperkingen: de verwachte verzadiging van de 7-positie nomenclatuur en de wettelijke verplichting om traceerbaarheid op het lotnummer op te nemen.
De eerste vijf cijfers (34009) vormen een vast voorvoegsel voor medicijnen die in de openbare apotheek worden verstrekt. Dit voorvoegsel geeft onmiddellijk de betrokken distributieketen aan. De volgende zeven cijfers identificeren de presentatie zelf (molecuul, dosering, farmaceutische vorm, verpakking). Het dertiende cijfer is een controlecode die is berekend volgens het Luhn-algoritme, identiek aan dat gebruikt voor EAN-13 barcodes.
De ANSM kent de CIP-code toe op het moment van de beslissing over de handelsvergunning. Het staat vermeld in de AMM-beslissing en de bijlagen. Elke wijziging in de verpakking (bijvoorbeeld van een doos van 20 naar een doos van 30) genereert een nieuwe CIP-code, zelfs als het farmaceutische specialiteit identiek blijft.
We observeren regelmatig in de apotheek de co-existentie van meerdere CIP-codes voor dezelfde internationale niet-gedifferentieerde naam. Dit is het geval voor veelvoorkomende specialiteiten zoals amoxicilline of bepaalde paracetamol-combinaties, waarbij meerdere presentaties gelijktijdig actief blijven in de Publieke Medicijnen Database. Het is een basisvaardigheid voor elke apotheker om de CIP-code in de openbare apotheek te onderscheiden van een ziekenhuispresentatie of een presentatie die van de markt is gehaald.
Waar de CIP-code te vinden op de verpakking en in de databases
Sinds 16 maart 2007 moet elke medicijnpresentatie op zijn verpakking een Data Matrix met de 13-cijferige CIP-code bevatten. Deze tweedimensionale markering codeert ook het lotnummer en de vervaldatum, wat het onderscheidt van een eenvoudige lineaire barcode.
Op de doos verschijnt de 13-cijferige CIP-code duidelijk onder of naast de Data Matrix. De oude 7-cijferige CIP staat soms tussen haakjes gedrukt door sommige laboratoria, maar alleen de 13-cijferige CIP is geldig in de informatiesystemen.
Referentiedatabases
Drie bronnen maken het mogelijk om een CIP-code te verifiëren of terug te vinden:
- De BDPM (Publieke Medicijnen Database, base-donnees-publique.medicaments.gouv.fr): elke specialiteitsfiche vermeldt de actieve presentaties met hun 13-cijferige CIP, hun commercialisatiestatus en hun declaratie datum.
- De database van de ANSM, die de AMM-beslissingen publiceert en de correspondentie tabellen tussen oude 7-cijferige CIP en nieuwe 13-cijferige CIP.
- De apotheekbeheersoftware (LGPI), die dagelijks de updates van de productdatabases integreert die door de groothandelaren en de uitgevers van medicijnbases zijn verzonden.
Wanneer een CIP-code geen resultaten oplevert in de BDPM, betekent dit meestal dat de presentatie van de markt is gehaald of dat de code is gedeactiveerd na een wijziging in de verpakking.
Rol van de CIP-code in de traceerbaarheid en terugbetalingsketen
De CIP-code vervult drie verschillende functies die we aanbevelen niet te verwarren, omdat elke functie verschillende actoren en systemen met zich meebrengt.
Regelgevende identificatie: de CIP-code dient als AMM-nummer. De gezondheidsautoriteiten gebruiken het om meldingen van farmacovigilantie, terugroepacties van partijen en voorschrijvingsbeperkingen te volgen.
Logistieke traceerbaarheid: van de fabrikant naar de groothandelaar, en vervolgens van de groothandelaar naar de apotheek, stelt de CIP-code in combinatie met het lotnummer in staat om het pad van een doos te reconstrueren. Deze traceerbaarheid is versterkt met de Europese serialisatie, die een uniek identificatienummer per doos bovenop de CIP-code toevoegt.
Terugbetaling en economische codering: de ziekteverzekering gebruikt de CIP-code om de terugbetaalbare presentaties in zijn informatiesystemen te identificeren. Bij de teletransmissie is het de 13-cijferige CIP die in de apotheek wordt gescand en het proces van vergoeding op gang brengt. Een foutieve code (oude 7-cijferige CIP die niet is omgezet, niet-geregistreerde presentatie) leidt tot een afwijzing van de facturatie.
CIP-code en UCD-code: verwarring van de gebieden vermijden
De UCD-code (Gemeenschappelijke Dispensatie Eenheid) identificeert de kleinste eenheid van dispensatie van een medicijn, typisch de tablet, ampul of eenheidsfles. Het voldoet aan de specifieke behoeften van zorginstellingen, waar de dispensatie per eenheid en niet per doos plaatsvindt.
De CIP-code identificeert de volledige commerciële presentatie (de doos zoals deze wordt verkocht). Eenzelfde medicijn heeft dus een UCD-code voor zijn dispensatie-eenheid en een of meerdere CIP-codes afhankelijk van de beschikbare verpakkingen.
In de apotheekpraktijk komt de UCD-code vrijwel nooit voor. Het betreft de interne apotheken (PUI) van ziekenhuizen en de aanbestedingen van zorginstellingen. Het verwarren van de twee codes in een beheersoftware leidt tot inconsistenties in de voorraad en facturatiefouten.
Updates van CIP-codes: impact op het apotheekbeheer
Een CIP-code is niet vast in de tijd. Wanneer een laboratorium de verpakking verandert, van exploitant verandert of een presentatie herformuleert, kent de ANSM een nieuwe 13-cijferige CIP toe. De oude code kan gedurende een overgangsperiode actief blijven of onmiddellijk worden gedeactiveerd.
Deze veranderingen zijn de afgelopen jaren toegenomen, vooral in verband met veranderingen in de verpakking en nieuwe veiligheidsvereisten. Voor het apotheekteam betekent dit dat ze regelmatig de updates in de LGPI moeten controleren en geen CIP-codes handmatig moeten opslaan zonder deze te vergelijken met de BDPM.
Een nuttige reflex: wanneer een product dat bij de groothandelaar is besteld aankomt met een duidelijk andere verpakking, scan dan systematisch de Data Matrix om te controleren of de nieuwe 13-cijferige CIP goed is geregistreerd in de software. Deze controle duurt enkele seconden en voorkomt een afwijzing van de teletransmissie aan het einde van de dag.
